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2015年4月10日 金曜日

中小企業でも議事録を必ず作成・保存しましょう

1.株主総会等の議事録はなぜ必要なのか

株主総会議事録や取締役会議事録の作成は法律で定められています。
中小企業と言えども必ず作成しなければなりません。

(1)税務調査等で証拠となりうる書類

税務調査や万一裁判に訴えられた時などにおいて、株主総会又は取締役会が実際に開催され、審議して決議したかどうかが吟味される事がありますが、議事録はその際の証拠となりうる重要な書類です。
実際に税務調査の際に、役員報酬の増額を決めた株主総会議事録がなかったため、その損金参入が認められなかったケースもあります。

(2)法律で作成・保存が義務

会社法で、株主総会及び取締役会の議事録の作成と保存が義務付けられています。
この議事録の作成において記載等しなければならない事項が記載されていなかったり、作成した議事録が本店に10年間保管されていないと、取締役等は100万円以下の過料に処せられることがあります。

2.議事録に記載しなければならない事項

株主総会議事録や取締役会議事録に記載しなければならない主な事項は、下記の通りです。

① 開催日時と場所
② 議事の経過の要領とその結果
③ 株主総会・取締役会で出た意見または発言の内容
④ 出席した取締役等の氏名
⑤ 議長の氏名
⑥ 議事録作成に携わった取締役の氏名 など

3.議事録作成に当たっての注意点

① 議事録は企業自ら作成する
② 株主総会や取締役会は必ず適法に開催する
③ 議事録には会議の実態を記録する
④ 株主総会議事録は総会後速やかに作成する
⑤ 議事録には出席取締役等に署名又は記名押印してもらう

----TAO税理士法人オフィスニュースより----

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